Datenschutzhinweise zur Verwendung von MS Teams in der Aareal Bank
Nutzung von Microsoft Teams und Transkriptionsfunktionen
Im Rahmen unserer Kommunikation nutzen wir das Tool „Microsoft Teams“ der Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.
Bei der Durchführung von Besprechungen, Telefonaten oder Online-Meetings über Microsoft Teams verarbeiten wir personenbezogene Daten der Teilnehmer. Dies umfasst insbesondere:
- Angaben zur Person (z. B. Name, E-Mail-Adresse)
- Kommunikationsinhalte (z. B. gesprochene Beiträge, Chat-Nachrichten)
- Meta- und Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, Dauer der Sitzung)
Soweit in einer Teams-Sitzung die Transkriptionsfunktion aktiviert wird, wird das gesprochene Wort automatisiert in Textform umgewandelt. Dabei werden die Audioinhalte der Teilnehmer verarbeitet, um ein durchsuchbares Besprechungsprotokoll zu erstellen.
Die Aktivierung der Transkription erfolgt ausschließlich für konkrete Zwecke, insbesondere:
- Dokumentation von Besprechungsinhalten
- Nachbereitung und Qualitätssicherung
- Unterstützung der Nachvollziehbarkeit von Abstimmungen und Ergebnissen
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Durchführung und Dokumentation von interner und externer Kommunikation. Soweit die Verarbeitung im Zusammenhang mit einem Vertragsverhältnis erfolgt, ist ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO einschlägig.
Soweit im Einzelfall Audioinhalte verarbeitet werden, kann dies auch auf Grundlage einer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO erfolgen, sofern eine solche eingeholt wurde oder erforderlich ist.
Die Teilnahme an Meetings mit aktivierter Transkriptionsfunktion wird den Teilnehmern kenntlich gemacht. Teilnehmer haben die Möglichkeit, ihre Teilnahme daran entsprechend zu steuern (z. B. durch Verzicht auf Wortbeiträge oder Verlassen des Meetings).
Empfänger der Daten ist Microsoft als Anbieter der Plattform. Microsoft kann im Rahmen der Leistungserbringung Zugriff auf die Daten erhalten und verarbeitet diese als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines entsprechenden Vertrages gemäß Art. 28 DSGVO.
Eine Übermittlung von Daten in Drittstaaten kann nicht ausgeschlossen werden. Diese erfolgt ausschließlich unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO (insbesondere unter Verwendung geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln).
Die konkrete Speicherdauer von Aufzeichnungen und Transkripten richtet sich nach dem jeweiligen Verarbeitungszweck sowie internen Löschkonzepten. Sofern hierzu keine weitergehenden Regelungen bestehen, werden die Daten gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
